服务流程

 物流服务业务操作流程图

一、业务流程示意图


二、具体操作程序
1、洽谈协商业务
业务部门与委托人洽谈业务时，负责受理业务的工作人员，要向委托人询问代理货物的品名、属性、包装、规格、质量、数量、价值、发站和到站等情况，讲清物流服务业务的服务内容、收费依据、收费标准和计费办法等内容。为委托人设计最佳运输方案，向委托人通报物流服务总体报价，提供《服务报价单》（见物流管理工作手册第61页），一式两份，双方签字后各执一份，做好物流服务的准备工作。
2、签订物流服务合同
委托人同意我方为其提供物流服务后，业务员要与委托人签订《物流服务合同》（见物流管理工作手册第56页），合同一式两份，双方签字盖章后，各执一份。办理每一批货物时要签订《物流服务补充协议》（见物流管理工作手册第62页），每批物流服务的物流数量、物流费用等，在《补充协议》中约定。协议一式两份，双方签字盖章后，各执一份。合同和协议中要明确委托代理货物的品名、代理总量、服务内容、收费标准、收费依据、各项费用、结算方式、合同期限等内容。
3、登记合同台账
我方留存的合同交合同管理员统一管理，由合同管理员负责登记《合同管理台账》（见物流管理工作手册55页），建立合同管理档案。同时将合同复印件传递给业务员和结算员，作为办理代理业务和结算手续的依据。
4、接收物流货物
业务员依据《物流服务合同》的有关约定，在货物起点与委托方工作人员验收代理货物，办理交接手续，填写《物流代理服务货物验收交接单》（见发送运输代理操作程序附件1），一式两份，双方签字后，各执一份。《交接单》中要明确登记委托人单位名称或个人姓名，代理货物的名称、包装、规格、件数、数量、价值，以及货物的发站和到站等内容，作为办理代理业务的依据。与委托人交接货物后，经过短途运输将货物运至仓储基地，按委托人的要求进行整理包装，达到铁路运输条件。
 5、办理运输手续
经过整理包装，需代理的货物达到铁路运输条件后，业务员要依据《物流服务合同》的约定及《物流代理服务货物验收交接单》的相关内容，按合同规定的时限编制运输方案，代委托人提报整车运输服务订单、填报运单、办理请车，请车时《物流企业服务（日请车）登记台账》（见物流管理工作手册第49页）。承认车下达后，业务员要积极做好装车前的各项准备工作，同时与车站沟通，按车种配置空车，确保兑现日装车计划。替委托人垫（代）运杂费等费用的企业，结算运杂费后，业务员要将有关票据及时返给委托人，并填写《票据传递交接登记簿》（见物流管理工作手册第99页），一式两份，双方签字后，各执一份。
6、办理预交款手续
在办理代理货物请车时，业务员根据委托人拟代理发送货物车数，出具《物流服务预交款通知单》（见全程运输代理业务操作流程附件1），一式叁份，双方签字后，由委托人到收款员处办理预交款手续，将代理服务费及相关费用交收款员。收款员依据业务出具的《物流服务预交款通知单》为客户办理预交款手续，在《物流服务预交款通知单》上加盖收讫戳记，自留一份，返业务员一份，交客户一份。
7、监督货物装车
业务员依据由收款员出具并加盖收讫戳记的《物流代理服务预交款通知单》，在现场监装，确保货物按运单填报的品名、件数、重量装车，达到不破损、不短少、准确掌握车种、车数、重量、件数、车号等各项信息，直到施封完毕。装车后，业务员登记《物流企业服务（装车）登记簿》（见物流管理工作手册第50页）和《物流通知单》（见物流管理工作手册第63页），并将《通知单》和《领货凭证》转给到达地物流合作企业。同时，将有关信息传达给委托人。
8、办理结算手续
（1）业务员依据《物流企业服务（装车）登记簿》和《全程运输代理服务补充协议》，填写《物流代理服务货物结算通知单》（见发送运输代理业务操作流程附件2），一式两份，双方签字后，自留一份，交委托人一份，由客户到结算员处办理结算手续。
（2）结算员依据委托人持有的业务员出据的《通知单》为委托人办理结算手续，并留存《通知单》，同时出据《物流代理服务货物结算单》（见发送运输代理业务操作流程附件3），一式两份，双方签字后，自留一份，交委托人一份。

（3）收款员依据委托人持有的由结算员出具的《物流代理服务货物结算单》和《物流代理服务预交款通知单》为委托人办理结款手续，预交款多退少补，开据运输代理专用发票，在结算单和发票上加盖收讫戳记。收回《物流代理服务预交款通知单》，留存《结算单》。专用发票一式肆份，交货主一份，返集团收入一份，交财务一份，自留一份。
9、上缴收取款项
收款员统计当日所收款项，填写财务统一格式的《缴款单》和《日进缴款报表》（见发送运输代理操作程序附件5），一式两份，同所收款项一并上缴财务部门。出纳员核对无误后，双方签字，在《缴款单》和《日进缴款报表》上加盖收讫戳记，返给收款员一份。并依据《物流服务合作协议》的约定，支付物流合作企业物流服务费用，同时给收款员开据收据。
10、协作办理送达
我方要与到达地物流企业签订《物流服务合作协议》（见物流管理工作手册第60页），协议一式两份，签字盖章后，双方各执一份。由到达地合作企业领取货物组织短途运输运抵委托人指定地点，交付给收货人，并办理交接手续，按实际情况填记《物流回执单》（见物流管理工作手册第64页），与收货人共同签字并加盖戳记后返给我方，我方将回执单复印件交委托人，作为一批物流业务的结算依据。
11、办理货物理赔
如发生货物破损、丢失需填记《货物事故报告单》，经确认手续齐全，符合理赔条件，由我方先行向委托人赔付。我方赔付后，要及时查清货损、货差原因，确认责任人和责任部门，办理相关索赔手续，向有关责任人或保价机构提出索赔要求。
三、工作要求
1、开展物流服务业务，必须使用统一的合同文本，签订规范的《物流服务合同》，严格按约定履行合同。
2、必须及时给货主开据专用发票，每办理一批货物必须单独开据运输代理专用发票，货主不要的要自行留存。
3、财务部门要加强监管力度，每月月末要对业务员、结算员、收款员的合同、报表、台账进行核对，发现问题及时处理，保证收入真实和安全。
4、整个物流服务操作过程要做到代理合同、货物验收交接单、结算通知单、结算单、统计台账、专用发票、日进款报表等手续的各种编号、品种、吨数、收费标准、收费金额相一致。